E-Rechnung Readiness Audit 2025: Ist Ihr System bereit für Peppol?

Warum Sie das Audit jetzt brauchen

Die Slowakei implementiert die verpflichtende E-Rechnung gemäß der europäischen ViDA-Richtlinie (VAT in the Digital Age). Ab 1.1.2027 müssen Sie:

B2B-Pflichten

• Rechnungen im strukturierten XML-Format ausstellen
• Diese über das Peppol-Netzwerk versenden
• E-Rechnungen von Lieferanten empfangen
• Elektronische Archivierung für 10 Jahre

Wer ist verpflichtet

• Alle MwSt.-Pflichtigen (B2B-Transaktionen)
• Lieferanten des öffentlichen Sektors (bereits seit 2024)
• Ausnahmen: B2C, Kleinbeträge unter 100 €
• Selbstständige ohne MwSt. - später (voraussichtlich 2028)

Warum 12 Monate nicht ausreichen

Die E-Rechnungs-Implementierung umfasst: Auswahl des Peppol Access Points, Anpassung der Buchhaltungssoftware, Integrationstests, Mitarbeiterschulung und Datenmigration. Die durchschnittliche Implementierungszeit beträgt 4-8 Monate, bei größeren Unternehmen auch ein Jahr.

25-Punkte-Bereitschaftsaudit

Gehen Sie diese Checkliste durch und zählen Sie, wie viele Punkte Sie erfüllen. Das Ergebnis zeigt Ihnen, wie viel Arbeit vor Ihnen liegt.

A. Technische Infrastruktur (8 Punkte)

1. Ihre Buchhaltungs-/Fakturierungssoftware unterstützt Peppol BIS 3.0 Export

Prüfen Sie beim Softwareanbieter, ob ein Peppol-Modul geplant ist

2. Sie haben eine API-Schnittstelle für Integration mit externen Systemen

REST API oder Webhook für automatischen Rechnungsversand

3. Die Software ermöglicht Import strukturierter Rechnungen (XML/UBL)

Für automatische Verarbeitung empfangener E-Rechnungen

4. Sie haben Cloud- oder aktualisierte On-Premise-Software

Alte Versionen (vor 2023) werden wahrscheinlich nicht unterstützt

5. Sie haben elektronische Signatur (qualifizierte Signatur) oder Siegel

Für Authentifizierung der E-Rechnungen, die von einigen Partnern verlangt wird

6. Sie haben ein System zur Archivierung elektronischer Dokumente

Vertrauenswürdige Archivierung für 10 Jahre

7. Sie haben Backup und Disaster Recovery

Für Systemausfälle - Rechnungen müssen wiederherstellbar sein

8. Ihre IT-Abteilung/Administrator ist über E-Rechnung informiert

Jemand muss für die Implementierung verantwortlich sein

B. Datenqualität (7 Punkte)

9. Sie haben aktuelle Handelsregister-Nr. und USt-IdNr. aller Geschäftspartner

Peppol erfordert gültige Identifikatoren für das Routing

10. Partneradressen sind vollständig und strukturiert

Straße, Nummer, PLZ, Stadt, Land - alles in separaten Feldern

11. Sie verwenden Standard-Ländercodes (ISO 3166)

SK, DE, AT statt Slowakei, Deutschland, Österreich

12. Rechnungspositionen haben korrekte Einheiten (UN/ECE-Codes)

C62 (Stück), HUR (Stunde), MTR (Meter) statt Stk, Std, m

13. MwSt.-Sätze sind korrekt auf EU-Codes gemappt

S (standard), Z (zero), E (exempt), AE (reverse charge)

14. Rechnungen enthalten alle Pflichtangaben laut MwSt.-Gesetz

Lieferdatum, Steuerbemessungsgrundlage, MwSt. aufgeteilt nach Sätzen

15. Rechnungsnummerierung ist konsistent und lückenlos

Fortlaufende Nummerierung gemäß Steuerordnung erforderlich

C. Prozesse und Organisation (6 Punkte)

16. Sie haben einen definierten Rechnungsfreigabeprozess

Wer prüft, wer genehmigt, wer versendet

17. Sie führen Aufzeichnungen über abgelehnte/zurückgesendete Rechnungen

Peppol ermöglicht Ablehnung der E-Rechnung mit Begründung

18. Sie können Gutschrift/Lastschrift elektronisch ausstellen

Credit Note und Debit Note sind Teil des Peppol-Standards

19. Sie haben interne Richtlinien für die Fakturierung

Dokumentierte Verfahren für Ausnahmesituationen

20. Mitarbeiter kennen den Unterschied zwischen Papier- und E-Rechnung

PDF ist keine E-Rechnung! Schulung erforderlich

21. Sie haben eine Person für das E-Rechnungsprojekt benannt

Projektmanager oder Prozessverantwortlicher

D. Rechtliches und Compliance (4 Punkte)

22. Sie haben Zustimmung der Kunden für elektronische Fakturierung

Derzeit erforderlich, ab 2027 nicht mehr (B2B verpflichtend)

23. Sie erfüllen DSGVO-Anforderungen für Datenverarbeitung

E-Rechnungen enthalten personenbezogene Daten von Kontaktpersonen

24. Sie haben Vertrag mit Peppol Access Point Anbieter

Oder Sie sind im Auswahlprozess - siehe Liste unten

25. Sie kennen die Sanktionen bei Nichteinhaltung der E-Rechnungspflicht

Strafe bis 10.000 € (Erstverstoß), bis 100.000 € (Wiederholung)

Auswertung des Audits

20-25

Ausgezeichnet vorbereitet

Sie müssen nur noch Integration und Tests abschließen. Sie sind in guter Position.

10-19

Teilweise vorbereitet

Sie haben eine Grundlage, aber es liegt noch viel Arbeit vor Ihnen. Beginnen Sie so bald wie möglich.

0-9

Nicht vorbereitet

Sie müssen dringend handeln. Ziehen Sie einen externen Berater in Betracht.

Was ist Peppol und warum dieser Standard

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist eine Infrastruktur für den Austausch elektronischer Dokumente. Die Slowakei hat sich für diesen Standard entschieden, weil:

Eigenschaft	Peppol	PDF-Rechnung
Format	Strukturiertes XML (UBL 2.1)	Unstrukturiertes Bild
Automatische Verarbeitung	Ja, 100%	Nein, OCR fehlerhaft
Interoperabilität	38 Länder, 350k Unternehmen	Nur lokal
Validierung	Automatisch	Manuell
Zustellung	Garantiert über Netzwerk	E-Mail (kann im Spam landen)

Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert

1. Ihr Unternehmen → 2. Ihr Access Point → 3. Peppol-Netzwerk → 4. Access Point des Empfängers → 5. Empfänger. Der gesamte Prozess dauert Sekunden. Der Access Point gewährleistet Validierung, Signatur und Zustellung.

Peppol Access Point Anbieter in der Slowakei

Aktuell zertifizierte Anbieter, die Peppol-Anbindung für slowakische Unternehmen bereitstellen können:

Anbieter	Typ	Zielgruppe
KROS / Omega	In Buchhaltungssoftware integriert	Kleine und mittlere Unternehmen
MRP / Money	In Buchhaltungssoftware integriert	Kleine und mittlere Unternehmen
Pohoda	In Buchhaltungssoftware integriert	Kleine Unternehmen
Pagero (by TietoEvry)	Standalone-Plattform	Großunternehmen, Konzerne
Basware	Standalone-Plattform	Großunternehmen, Konzerne
Storecove	API-first Plattform	Entwickler, SaaS-Lösungen

Wie wählt man den Anbieter aus

Kleines Unternehmen (bis 50 Rechnungen/Monat): Integriertes Modul in der Buchhaltungssoftware.
Mittleres Unternehmen: Standalone-Plattform mit Integration.
Großunternehmen: API-Integration mit ERP-System.

Häufig gestellte Fragen

Kann ich weiterhin PDF-Rechnungen per E-Mail versenden?

Ab 1.1.2027 nicht mehr für B2B-Transaktionen mit MwSt.-Pflichtigen. Sie können PDF als Anhang zur E-Rechnung für die menschliche Lesbarkeit senden, aber die XML-Version ist verbindlich.

Was wenn mein Kunde nicht bei Peppol ist?

Ab 2027 müssen alle MwSt.-Pflichtigen dabei sein. In der Übergangszeit (2027) können Sie das "4-Corner-Modell" nutzen - Ihr Access Point findet den Weg zum Empfänger.

Was kostet die Peppol-Anbindung?

Hängt vom Volumen ab. Kleine Unternehmen: 10-30 €/Monat (in Software integriert). Mittlere Unternehmen: 50-200 €/Monat. Große Unternehmen: individuell nach Volumen.

Muss ich die Buchhaltungssoftware wechseln?

Nicht unbedingt. Die meisten slowakischen Buchhaltungsprogramme bereiten Peppol-Module vor. Prüfen Sie bei Ihrem Anbieter deren Implementierungsplan.

Welche Sanktionen gibt es bei Nichteinhaltung?

Laut Gesetz Nr. 385/2025: Strafe bis 10.000 € bei Erstverstoß, bis 100.000 € bei Wiederholung. Außerdem: ungültige E-Rechnung = kein Vorsteuerabzug.

Aktionsplan für 2026

Zeitraum	Aktivität	Verantwortung
Q1 2026	Dieses Audit durchführen Buchhaltungssoftware-Anbieter kontaktieren Peppol Access Point auswählen	Finanzleiter / Geschäftsführer
Q2 2026	Vertrag mit Access Point unterzeichnen Technische Integration beginnen Partnerdatenbank bereinigen	IT + Buchhaltung
Q3 2026	Tests in Sandbox-Umgebung Mitarbeiterschulung Pilotbetrieb mit ausgewählten Partnern	IT + Fakturierungsabteilung
Q4 2026	Voller Produktivbetrieb Monitoring und Optimierung Prozessdokumentation	Gesamte Organisation