KMU-Sonderregelung: Praktische Erfahrungen nach einem Jahr

Ein Jahr mit der KMU-Regelung: Wie hat sie sich bewährt?

Die Sonderregelung für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), auch bekannt als "SME scheme", ermöglicht Kleinunternehmern den Verkauf von Waren und Dienstleistungen in andere Mitgliedstaaten ohne MwSt.-Berechnung und ohne Registrierungspflicht in jedem Land. In der Slowakei ist sie seit dem 1. Januar 2025 in Kraft - also fast ein ganzes Jahr.

Für wen es typischerweise sinnvoll ist

• B2C-Verkäufe in mehrere EU-Länder, ohne eine Registrierung in jedem Land.
• Situationen, in denen Ihnen vereinfachte Verwaltung wichtiger ist als ein hoher Vorsteuerabzug.
• Fälle, in denen Sie die Grenzen der Regelung (EU-Grenze + nationale Grenzen) voraussichtlich einhalten.

Häufigste Fehler im Jahr 2025

Nach fast einem Jahr der Anwendung der KMU-Regelung haben wir die häufigsten Fehler identifiziert, die slowakische Unternehmer machen:

1. Falsche Überwachung der Grenzen

Viele Unternehmer überwachen nur die EU-Gesamtgrenze (100.000 €) und vergessen die nationalen Grenzen in einzelnen Ländern (jedes Land hat eigene Regeln und Grenzwerte).

Folge: Registrierungspflicht im betreffenden Land + nachträgliche MwSt.-Berechnung.

2. Verwendung der KMU-Regelung für B2B-Transaktionen

Die KMU-Regelung ist nur für B2C vorteilhaft. Bei B2B zieht das Unternehmen die MwSt. ohnehin ab, sodass der Nullsatz kein Vorteil ist - im Gegenteil, Sie komplizieren unnötig die Verwaltung.

Tipp: Bei überwiegend B2B-Aktivitäten erwägen Sie das Standard-Reverse-Charge-Verfahren.

3. Fehlende EX-Identifikationsnummer auf Rechnungen

Rechnungen müssen Ihre EX-Nummer (z.B. SK1234567890EX) und einen Hinweis auf die Befreiung enthalten. Ohne diese kann der Empfänger die MwSt.-Befreiung anzweifeln.

4. Verspätete Meldungen

Vierteljährliche Umsatzmeldungen müssen bis zum Ende des auf das Quartal folgenden Monats eingereicht werden. Verspätung kann zu Strafen bis zum Verlust der KMU-Berechtigung führen.

Praktische Tipps aus dem Jahr 2025

Tipp 1: Länderweise Umsatzerfassung

Erstellen Sie eine Tabelle, in der Sie den Umsatz für jedes EU-Land separat erfassen. Stellen Sie eine automatische Warnung bei 80% der nationalen Grenze des jeweiligen Landes ein.

Tipp 2: Rechnungssoftware mit KMU-Unterstützung

Verwenden Sie Rechnungssoftware, die automatisch die richtigen Befreiungstexte hinzufügt und Umsätze nach Ländern erfasst. Sie sparen Zeit und vermeiden Fehler.

Tipp 3: Rechtzeitiger Wechsel zum Standardregime

Wenn Sie sich den Grenzen nähern, warten Sie nicht auf deren Überschreitung. Der freiwillige Wechsel zum Standard-MwSt.-Regime ist administrativ einfacher als ein erzwungener bei Überschreitung.

Tipp 4: Überprüfung der Empfänger

Bei B2C-Transaktionen überprüfen Sie, dass der Empfänger wirklich kein MwSt.-Pflichtiger ist. Wenn er eine USt-ID hat und eine Rechnung verlangt, handelt es sich nicht mehr um B2C und die KMU-Befreiung gilt nicht.

Grenzen und Bedingungen (wo prüfen)

Grenzwerte und Detailbedingungen der KMU/SME-Regelung können je nach Land unterschiedlich sein und ändern sich im Zeitverlauf. Daher nennen wir hier keine festen Zahlen für andere Mitgliedstaaten. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen stets in offiziellen Quellen: Finanzverwaltung der Slowakei (für SK) und Europäische Kommission (Überblick zur Regelung).

Wann lohnt sich die Regelung:

• Sie verkaufen B2C (an Privatpersonen)
• Sie haben wenig Vorsteuer zum Abzug
• Sie verkaufen Dienstleistungen (nicht Waren)
• Sie möchten einfache Verwaltung

Wann lohnt sich die Regelung nicht:

• Sie haben viel Vorsteuer (Wareneinkauf)
• Sie verkaufen B2B (Firmen ziehen MwSt. ab)
• Ihr Umsatz übersteigt die Grenzen
• Sie brauchen Vorsteuerabzug aus Investitionen

Praxisbeispiel: Freelancer im Jahr 2025

Slowakischer IT-Freelancer verkauft Dienste nach Deutschland:

Situation: Webentwickler aus der Slowakei erstellt Websites für deutsche Kunden (B2C).

Hinweis: Die folgenden Punkte sind ein vereinfachtes Beispiel, das den Grundmechanismus erklärt. Konkrete Zahlen und Pflichten hängen vom Land, der Leistung und den aktuellen Regeln ab.

Ohne KMU-Regelung:

• Kann je nach Situation eine Registrierungspflicht im Bestimmungsland auslösen
• Kann bedeuten, dass MwSt. im Bestimmungsland berechnet und erklärt werden muss

Mit KMU-Regelung (Realität):

• Keine Registrierung in DE
• Berechnet keine MwSt.
• Nur vierteljährliche Meldung in SK

Was, wenn Sie die Grenze im Jahr 2025 überschritten haben?

Bei Überschreitung der Grenze:

1. Sie verlieren sofort den Anspruch auf die KMU-Regelung im betreffenden Land
2. Es kann eine Registrierungspflicht entstehen (je nach Land/Transaktion)
3. Ab Überschreitung kann sich der Abrechnungsmodus ändern (MwSt. im Bestimmungsland)
4. Prüfen Sie die Fristen und das konkrete Vorgehen in den offiziellen Quellen

Situation am Ende des Jahres 2025

Wenn Sie knapp unter der Grenze liegen, können Sie die KMU-Regelung noch bis zum 31.12.2025 nutzen. Ab dem 1.1.2026 werden die Grenzen erneut berechnet - für das vorherige Kalenderjahr 2025 und laufend für das Jahr 2026.

Registrierung für das Jahr 2026

Wenn Sie die KMU-Regelung noch nicht genutzt haben und ab 2026 beginnen möchten:

Voraussetzungen prüfen

Überprüfen Sie, ob Sie die Voraussetzungen und Grenzwerte der KMU/SME-Regelung einhalten (EU-Grenze und nationale Grenzen). Die aktuellen Werte prüfen Sie in den offiziellen Quellen (Finanzverwaltung + EU-Kommission).

Antrag beim Finanzamt stellen

Elektronisch über das Portal der Finanzverwaltung. Geben Sie den erwarteten Umsatz für 2026 in den einzelnen EU-Ländern an.

EX-Identifikationsnummer erhalten

Nach Genehmigung erhalten Sie eine spezielle USt-ID mit dem Zusatz "EX" (z.B. SK1234567890EX). Diese Nummer verwenden Sie auf Rechnungen in die EU.

Korrekte Rechnungsstellung im KMU-Regime

Was muss die Rechnung enthalten:

Ihre EX-Identifikationsnummer (SK...EX)
Angaben zu Lieferant und Empfänger
Beschreibung der Waren/Dienstleistungen
Preis ohne MwSt.
Hinweis: "MwSt.-befreit gemäß KMU-Sonderregelung"

Musterhinweis auf Rechnung (SK/DE)

"Steuerbefreit - Sonderregelung für Kleinunternehmen (Art. 284 RL 2006/112/EG)"
"Oslobodené od DPH - Osobitná úprava pre malé podniky (čl. 284 smernice 2006/112/ES)"

Quellen und Gesetzgebung

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