Promo-Guthaben, Cashback und Lieferantenboni in der Buchhaltung 2025: MwSt. und Steuerauswirkungen

Warum ist das wichtig?

Im digitalen Zeitalter nutzt fast jedes Unternehmen Dienste wie Google Ads, Meta Ads, AWS, Canva, Adobe, Hosting oder SaaS-Tools. Diese Plattformen bieten häufig:

Promo-Guthaben – „Geben Sie 500 € aus, erhalten Sie 500 € Guthaben"
Cashback – Rückerstattung eines Teils der Ausgaben
Mengenrabatte – Rabatt bei Überschreitung des Umsatzes
Empfehlungsboni – Prämie für Weiterempfehlungen
Vendor Credits – Guthaben von Anbietern (AWS, GCP, Azure)

Problem in der Praxis

Plattformen buchen diese Boni oft ohne klassische Rechnung, nur als Verrechnung im Dashboard. Unternehmer haben dann in der Buchhaltung entweder „nur" die Rechnung oder nur den Kartenbeleg – und es entsteht Chaos.

Typologie der Boni – Schlüssel zur korrekten Buchung

Art des Bonus	Beschreibung	Buchhalterische Lösung
Rabatt auf Rechnung	Rabatt direkt auf der ausgestellten Rechnung	Kostenminderung
Gutschrift / Credit Note	Separater Beleg zur Reduzierung der ursprünglichen Rechnung	Kostenminderung
Promo-Guthaben (ohne Gutschrift)	Guthaben im Plattform-Dashboard, ohne Beleg	Abhängig von Bedingungen*
Mengenrabatt	Quartals-/Jahresrabatt bei Umsatzüberschreitung	Kostenminderung (Gutschrift)
Empfehlungsbonus	Prämie für die Empfehlung eines neuen Kunden	Ertrag (Einnahme)
Cashback	Rückerstattung eines % der Ausgaben auf Konto/Karte	Ertrag oder Kostenminderung**

* Bei Promo-Guthaben ohne Gutschrift hängt die Buchung davon ab, ob das Guthaben mit einem bestimmten Kauf zusammenhängt (Kostenminderung) oder unabhängig gewährt wird (Ertrag).
** An bestimmte Käufe gebundener Cashback = Kostenminderung. Cashback als allgemeine Prämie = Ertrag.

Entscheidungsbaum: Kostenminderung oder Ertrag?

Ist der Bonus direkt an eine bestimmte Rechnung/einen Kauf gebunden?

Wenn ja → Kostenminderung

Wenn nein → weiter mit Frage 2

Haben Sie eine Gutschrift oder Credit Note erhalten?

Wenn ja → Kostenminderung (Korrekturposten)

Wenn nein → weiter mit Frage 3

Ist der Bonus von Ihrer Leistung abhängig (z.B. Umsatzerreichung, Empfehlung)?

Wenn ja → Ertrag

Wenn nein → Charakter gemäß Vertragsbedingungen prüfen

Wichtig für die doppelte Buchführung

Kostenminderung: Buchung auf der Haben-Seite des Aufwandskontos
Ertrag: Buchung auf der Haben-Seite des Ertragskontos (sonstige betriebliche Erträge)

MwSt. bei Boni und Guthaben

Bei grenzüberschreitenden Dienstleistungen (Google, Meta, AWS sind ausländische Unternehmen) ist die MwSt. spezifisch:

Rabatt/Gutschrift ändert MwSt.-Bemessungsgrundlage

Wenn Sie eine Gutschrift zur Rechnung für Dienstleistungen erhalten, korrigieren Sie die Bemessungsgrundlage in der MwSt.-Erklärung (wenn Sie MwSt.-pflichtig sind und Reverse Charge angewandt haben).

Promo-Guthaben ohne Gutschrift

Wenn das Guthaben formal keine Gutschrift ist und nicht mit einer bestimmten Rechnung zusammenhängt, beeinflusst es nicht die MwSt.-Bemessungsgrundlage früherer Rechnungen.

Praktische Beispiele

Beispiel 1: Google Ads Promo-Guthaben „500 € für 500 €"

Situation: Das Unternehmen gibt 500 € für Werbung aus und erhält 500 € Guthaben für weitere Werbung.

Buchung:

1. Rechnung für Werbung 500 € (ohne MwSt., Reverse Charge)

2. Nutzung des Guthabens (weitere Werbung ohne Zahlung):

Wenn Google eine Rechnung über 0 € ausstellt → kein Aufwand gebucht

Wenn Guthaben die Rechnung teilweise deckt → Aufwand nur für tatsächlich gezahlten Teil

Fazit: Guthaben = Reduzierung zukünftiger Kosten, kein Ertrag.

Beispiel 2: AWS/Cloud Vendor Credits für Startups

Situation: Startup erhält von AWS Guthaben über 10.000 USD für 12 Monate.

Lösung:

Solange Sie Guthaben nutzen, stellt AWS keine Rechnung aus (oder Rechnung über 0 €)
Sie buchen weder Aufwand noch Ertrag – Sie haben die Leistung „kostenlos" erhalten
Erst nach Verbrauch des Guthabens buchen Sie reale Kosten

Achtung: Wenn Guthaben verfällt, buchen Sie nichts (es war keine Forderung).

Beispiel 3: Empfehlungsbonus von SaaS-Plattform

Situation: Unternehmen empfiehlt neuen Kunden und erhält 100 € auf das Konto.

Buchung:

Bank / sonstige betriebliche Erträge ... 100 €

Fazit: Dies ist eindeutig steuerpflichtiger Ertrag!

Beispiel 4: Cashback von Bank/Karte

Situation: Firmenkarte erstattet 1% der Einkäufe (50 € pro Monat).

Buchung hängt vom Charakter ab:

An bestimmte Transaktionen gebundener Cashback: Kostenminderung
Cashback als Bankprämie: betrieblicher Ertrag

In der Praxis wird Cashback meist als Kostenminderung gebucht, da er an konkrete Zahlungen gebunden ist.

Checkliste für die Steuerprüfung

Damit Ihre Buchung bei einer Prüfung standhält, bewahren Sie auf:

Belege von der Plattform

Rechnungen (PDF aus Google/Meta Business)
Gutschriften / Credit Notes
Screenshot der Promo-Aktionsbedingungen
E-Mail über Guthabenzuweisung

Eigene Dokumentation

Dashboard-Auszüge (Billing History)
Kontoauszüge / Kartenauszüge
Interne Aufzeichnung über Guthabennutzung
Begründung der Buchungsweise

Häufigste Fehler

„Der volle Betrag bleibt in den Kosten, obwohl ich einen Teil nicht bezahlt habe"

Wenn Sie Guthaben oder Cashback erhalten, müssen Sie die Kostenhöhe anpassen. Sonst überhöhen Sie die Kosten und mindern die Steuerbemessungsgrundlage.

„Ich verwechsle Guthaben mit Erstattung"

Erstattung = Geldrückgabe für stornierte Leistung. Guthaben = Rabatt auf zukünftige Leistungen. Buchhalterisch werden sie unterschiedlich behandelt.

„Ich ignoriere Währungseffekte bei Guthaben in Fremdwährung"

Wenn Guthaben in USD/EUR ist und Sie es schrittweise nutzen, entstehen Kursdifferenzen. Diese müssen korrekt gebucht werden.

„Ich buche Empfehlungsboni überhaupt nicht"

Prämien für Empfehlungen sind steuerpflichtige Einnahmen! Sie müssen in die Einkommensteuerbemessungsgrundlage einbezogen werden.

Zusammenfassung: Wie vorgehen

Art des Bonus identifizieren – Rabatt, Gutschrift, Guthaben, Cashback, Empfehlung?
Bestimmen, ob Kostenminderung oder Ertrag – Entscheidungsbaum oben verwenden
MwSt.-Auswirkungen prüfen – besonders bei ausländischen Lieferanten
Korrekt buchen – im richtigen Zeitraum und auf dem richtigen Konto
Belege aufbewahren – Rechnungen, Screenshots, Aktionsbedingungen

Brauchen Sie Hilfe bei der Buchung?

Wenn Sie eine komplexere Situation mit Boni, Guthaben haben oder Prozesse in der Buchhaltung einrichten müssen, helfe ich Ihnen gerne. Ich biete Beratungen und vollständige Buchhaltungsführung an.

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