Аудит готовності до е-фактури 2025: чи готова ваша система до Peppol?

Чому аудит потрібен саме зараз

Словаччина впроваджує обов’язкову е-фактуру відповідно до європейської ініціативи ViDA (VAT in the Digital Age). З 1.1.2027 вам доведеться:

Обов’язки B2B

• Виписувати рахунки у структурованому форматі XML
• Надсилати їх через мережу Peppol
• Приймати е-фактури від постачальників
• Архівувати в електронному вигляді 10 років

Хто зобов’язаний

• Усі платники ПДВ (B2B транзакції)
• Постачальники для державного сектору (вже з 2024)
• Винятки: B2C, малі суми до 100 €
• ФОП, не платники ПДВ — пізніше (ймовірно 2028)

Чому 12 місяців недостатньо

Впровадження е-фактури включає: вибір Peppol Access Point, доопрацювання бухгалтерського ПЗ, тестування інтеграції, навчання співробітників і міграцію даних. Середній час впровадження — 4-8 місяців, у більших компаніях навіть рік.

25-пунктовий аудит готовності

Пройдіть цей чеклист і підрахуйте, скільки пунктів ви виконуєте. Результат покаже, скільки роботи попереду.

A. Технічна інфраструктура (8 пунктів)

1. Ваш бухгалтерський/фактураційний софт підтримує експорт Peppol BIS 3.0

Перевірте у постачальника ПЗ, чи планують модуль Peppol

2. У вас є API-інтерфейс для інтеграції із зовнішніми системами

REST API або webhook для автоматичного надсилання рахунків

3. ПЗ дозволяє імпорт структурованих рахунків (XML/UBL)

Для автоматичної обробки отриманих е-фактур

4. У вас хмарне або оновлене on-premise ПЗ

Старі версії (до 2023) ймовірно не підтримуватимуться

5. У вас є електронний підпис (KEP) або кваліфікована печатка

Для автентифікації е-фактур, яку вимагають деякі партнери

6. У вас є система архівування електронних документів

Надійне архівування протягом 10 років

7. У вас є резервне копіювання та disaster recovery

На випадок збою системи — рахунки мають відновлюватися

8. Ваш IT-відділ/адміністратор поінформований про е-фактуру

Хтось має бути відповідальним за впровадження

B. Якість даних (7 пунктів)

9. У вас актуальні IČO та IČ DPH усіх бізнес-партнерів

Peppol вимагає валідні ідентифікатори для маршрутизації

10. Адреси партнерів повні та структуровані

Вулиця, номер, PSČ, місто, країна — усе в окремих полях

11. Ви використовуєте стандартні коди країн (ISO 3166)

SK, DE, AT замість Словаччина, Німеччина, Австрія

12. Позиції рахунків мають правильні одиниці (UN/ECE codes)

C62 (штука), HUR (година), MTR (метр) замість ks, hod, m

13. Ставки ПДВ правильно зіставлені з кодами EU

S (standard), Z (zero), E (exempt), AE (reverse charge)

14. Рахунки містять усі обов’язкові дані згідно із законом про ПДВ

Дата постачання, база оподаткування, ПДВ розбите за ставками

15. Нумерація рахунків послідовна і без пропусків

Послідовна нумерація, яку вимагає податковий порядок

C. Процеси та організація (6 пунктів)

16. У вас визначений процес погодження рахунків

Хто перевіряє, хто затверджує, хто надсилає

17. У вас є облік відхилених/повернених рахунків

Peppol дозволяє відхилити е-фактуру із зазначенням причини

18. Ви можете виставляти кредит-ноту/дебет-ноту електронно

Credit note та debit note є частиною стандарту Peppol

19. У вас є внутрішні регламенти з виставлення рахунків

Задокументовані процедури для нестандартних ситуацій

20. Співробітники знають різницю між паперовою та е-фактурою

PDF — це не е-фактура! Потрібне навчання

21. У вас призначена відповідальна особа за проєкт е-фактури

Проєктний менеджер або власник процесу

D. Правові питання та compliance (4 пункти)

22. У вас є згода клієнтів на електронне виставлення рахунків

Наразі потрібна, з 2027 не буде (B2B обов’язково)

23. Ви виконуєте вимоги GDPR щодо обробки даних

Е-фактури містять персональні дані контактних осіб

24. У вас є договір із постачальником Peppol Access Point

Або ви в процесі вибору — див. список нижче

25. Ви знаєте санкції за недотримання обов’язку щодо е-фактури

Штраф до 10 000 € (перше порушення), до 100 000 € (повторне)

Оцінка аудиту

20-25

Чудово підготовлено

Потрібно лише завершити інтеграцію та тестування. Ви в хорошій позиції.

10-19

Частково підготовлено

База є, але попереду ще багато роботи. Починайте якнайшвидше.

0-9

Не підготовлено

Потрібно терміново діяти. Розгляньте залучення зовнішнього консультанта.

Що таке Peppol і чому саме цей стандарт

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) — це інфраструктура для обміну електронними документами. Словаччина обрала цей стандарт, тому що:

Характеристика	Peppol	PDF-фактура
Формат	Структурований XML (UBL 2.1)	Неструктуроване зображення
Автоматична обробка	Так, 100%	Ні, OCR помиляється
Інтероперабельність	38 країн, 350k компаній	Лише локально
Валідація	Автоматична	Ручна
Доставка	Гарантоване через мережу	Email (може потрапити у спам)

Як працює мережа Peppol

1. Ваша компанія → 2. Ваш Access Point → 3. Мережа Peppol → 4. Access Point одержувача → 5. Одержувач. Увесь процес триває секунди. Access Point забезпечує валідацію, підпис і доставку.

Постачальники Peppol Access Point у Словаччині

Наразі сертифіковані постачальники, які можуть забезпечити підключення Peppol для словацьких компаній:

Постачальник	Тип	Цільова аудиторія
KROS / Omega	Інтегровано в бухгалтерське ПЗ	Малі та середні компанії
MRP / Money	Інтегровано в бухгалтерське ПЗ	Малі та середні компанії
Pohoda	Інтегровано в бухгалтерське ПЗ	Малі компанії
Pagero (by TietoEvry)	Окрема платформа	Великі компанії, корпорації
Basware	Окрема платформа	Великі компанії, корпорації
Storecove	Платформа API-first	Розробники, SaaS-рішення

Як вибрати постачальника

Мала компанія (до 50 рахунків/місяць): Інтегрований модуль у бухгалтерському ПЗ.
Середня компанія: Окрема платформа з інтеграцією.
Велика компанія: API-інтеграція з ERP-системою.

Найпоширеніші запитання

Чи можу я й надалі надсилати PDF-фактури електронною поштою?

З 1.1.2027 — ні, для B2B транзакцій із платниками ПДВ. PDF можна надсилати як додаток до е-фактури для зручності читання, але юридично значущою є XML-версія.

Що, якщо мій одержувач не в Peppol?

З 2027 мають бути всі платники ПДВ. У перехідний період (2027) можете використати "4-corner model" — ваш Access Point знайде шлях до одержувача.

Скільки коштує підключення Peppol?

Залежить від обсягу. Малі компанії: 10-30 €/місяць (інтегровано в ПЗ). Середні компанії: 50-200 €/місяць. Великі компанії: індивідуально залежно від обсягу.

Чи потрібно змінювати бухгалтерське ПЗ?

Не обов’язково. Більшість словацьких бухгалтерських програм готують модулі Peppol. Перевірте у свого постачальника їхній план впровадження.

Які санкції за невиконання обов’язку?

Podľa zákona č. 385/2025 Z.z.: штраф до 10 000 € за перше порушення, до 100 000 € за повторне. Додатково, недійсна е-фактура = недійсне право на відрахування ПДВ.

План дій на 2026 рік

Період	Діяльність	Відповідальність
Q1 2026	Провести цей аудит Зв’язатися з постачальником бухгалтерського ПЗ Обрати Peppol Access Point	Фінансовий директор / Керівник
Q2 2026	Підписати договір з Access Point Розпочати технічну інтеграцію Очистити базу даних партнерів	IT + Бухгалтерія
Q3 2026	Тестування в sandbox-середовищі Навчання співробітників Пілотна експлуатація з обраними партнерами	IT + Відділ виставлення рахунків
Q4 2026	Повноцінна робота в продуктивному середовищі Моніторинг та оптимізація Документація процесів	Уся організація